2016-05-06

Rejestry, ewidencje i archiwum

W Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Bielsku Podlaskim prowadzone są następujące eidencje i rejestry:

  1. Ewidencja zasobu archiwalnego.
  2. Rejestr skarg i wniosków.
  3. Wykaz rzeczoznawców d/s zabezpieczeń przeciwpożarowych na terenie województwa podlaskiego.
  4. Ewidencja zdarzeń zaistniałych na terenie powiatu bielskiego.
  5. Ewidencja jednostek tworzących Krajowy System Ratowniczo-Gaśniczy na terenie powiatu bielskiego.

ARCHIWUM

Zasady działania archiwum zakładowego Komendy Powiatowej PSP w Bielsku Podlaskim określone są w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej stanowiącą załącznik do decyzji Nr 17 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 22 kwietnia 2009 r.

 

Do zakresu działania archiwum należy:

  • przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych,
  • opracowywanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki,
  • udostępnianie akt upoważnionym osobom i komórkom (jednostkom) organizacyjnym,
  • udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywamie kserokopii dokumentów, wydawania zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji,
  • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
  • zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt.

Ewidencję archiwalną stanowią:

  • spisy zdawczo-odbiorcze,
  • rejestry (wykazy) spisów zdawczo-wyborczych,
  • karty udostępniania akt,
  • ewidencja akt wybrakowanych - spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania akt,
  • ewidencja akt udostępnionych.

Akta udostępniane są na podstawie karty udostępnienia, po uzyskaniu przez osobę zainteresowaną pisemnej zgody Komendanta Powiatowego PSP w Bielsku Podlaskim.

W archiwum przechowywane są akta własne Komendy Powiatowej PSP w Bielsku Podlaskim.