Rejestry, ewidencje i archiwum
W Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Bielsku Podlaskim prowadzone są następujące eidencje i rejestry:
- Ewidencja zasobu archiwalnego.
- Rejestr skarg i wniosków.
- Wykaz rzeczoznawców d/s zabezpieczeń przeciwpożarowych na terenie województwa podlaskiego.
- Ewidencja zdarzeń zaistniałych na terenie powiatu bielskiego.
- Ewidencja jednostek tworzących Krajowy System Ratowniczo-Gaśniczy na terenie powiatu bielskiego.
ARCHIWUM
Zasady działania archiwum zakładowego Komendy Powiatowej PSP w Bielsku Podlaskim określone są w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej stanowiącą załącznik do decyzji Nr 17 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 22 kwietnia 2009 r.
Do zakresu działania archiwum należy:
- przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych,
- opracowywanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki,
- udostępnianie akt upoważnionym osobom i komórkom (jednostkom) organizacyjnym,
- udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywamie kserokopii dokumentów, wydawania zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji,
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
- zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt.
Ewidencję archiwalną stanowią:
- spisy zdawczo-odbiorcze,
- rejestry (wykazy) spisów zdawczo-wyborczych,
- karty udostępniania akt,
- ewidencja akt wybrakowanych - spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania akt,
- ewidencja akt udostępnionych.
Akta udostępniane są na podstawie karty udostępnienia, po uzyskaniu przez osobę zainteresowaną pisemnej zgody Komendanta Powiatowego PSP w Bielsku Podlaskim.
W archiwum przechowywane są akta własne Komendy Powiatowej PSP w Bielsku Podlaskim.